Tel que promis dans un précédent article axé sur le COMMENT créer une convention/procédure de dessin d’entreprise cohérente, cet article mettra plutôt l’accent sur le POURQUOI en décrivant les principaux avantages qu’elle apportera.
L’élaboration de ce nouveau document de référence pour votre entreprise peut paraître très fastidieuse mais l’important est d’amorcer un changement positif et le faire évoluer à petit pas ce qui permettra en bout de ligne de sauver temps et argent à moyen et long terme en innovant dans l’entreprise et ainsi miser sur la satisfaction des clients.
Facile à dire comme ça mais voici les 4 raisons principales pour lesquelles vous devriez sérieusement penser à implanter et tenir à jour une convention de dessin;
- Permettre d’amorcer une démarche d’optimisation de procédure et processus;
- Garantir une formation de base standard et la transmission de savoir;
- Permettre de diminuer le risque d’erreurs;
- Les standards sont un gage de qualité.
1-Permettre d’amorcer une démarche d’optimisation de procédure et processus
Se doter d’un nouvel outil de référence propre à l’entreprise permet de mieux gérer la performance de vos procédures et processus. Pour pouvoir comparer les améliorations passées et celles qui seront faites après l’implantation d’une convention de dessin, on doit rencontrer tout le personnel impliqué dans la conception des projets complexes pour examiner minutieusement chaque détail et adapter ce qui en ressort.
Avec cette démarche, vous remarquerez quelles tâches nécessitent les interventions manuelles redondantes. Certains logiciels plus performants apparus dans les dernières années permettraient de mettre les énergies d’employés utilisisées lors des interventions redondantes ailleurs. L’utilisation de bons vieux fichiers Excel est encore d’actualités? L’utilisation de votre logiciel actuel est-il optimal?
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2-Garantir une formation de base standard et la transmission de savoir
Une convention de dessin regroupe toutes les informations explicatives, décisions prises des dernières années et certains micro-détails techniques qui a nécessités de la recherche et du travail en continu.
Sans ce précieux document de référence, tout est à recommencer lorsque vos employés les plus expérimentés quittent l’entreprise et que vous devez en reformer de nouveaux. Avant que ce cas de figure ne survienne, assurez-vous que les employés plus expérimentés transmettent leur expertise par écrit pour garantir une transmission des trucs et astuces du métier dans un document standard. Vous aurez au moins une base de référence fiable et à jour pour commencer dans ce cas de figure catastrophique.
3-Permettre de diminuer le risque d’erreurs
Le processus de validation des plans et de la liste de pièces lors de la conception est assez complexe surtout quand une équipe pluridisciplinaire travaille à la réalisation d’un même projet. C’est une étape cruciale qui lors de d’approvisionnement, peux engendrer des coûts et des retards de production supplémentaires.
Il faut éviter les changements importants entre la version préliminaire approuvée par le client et les plans finaux qui lui sont remis à la fin du projet avec les produits fabriqués. Il est facile de se dire simplement qu’il faut régler les problèmes de design et d’erreurs d’inattention lors des étapes préliminaires de conception mais si on ne prend pas le temps d’anlayser tous ces défis, rien ne changera définitivement. Une convention de dessins permet d’identifier et régler plusieurs de ces irritants en trouvant des solutions concrètes permanentes et facilitant la communication des standards à l’équipe.
4-Les standards sont un gage de qualité
L’harmonisation des façons de dessiner doit être fortement inspiré ou appliqué à la lettre selon les Normes de dessin reconnues internationalement dans votre champ d’expertise et bien sûr, selon votre clientèle.
La qualité des plans remis aux clients est un gage de qualité représentant directement la marque de votre entreprise manufacturière ou votre firme d’ingénierie. On ne parle ici pas seulement de l’esthétisme générale de ceux-ci mais aussi de la précision des relevés et informations transmises. Les explications doivent être cohérentes entre les plans de présentation, d’ensemble et le plan de détails. Voici un exemple simple: est-ce que vous communiquez les détails techniques à vos clients dans une légende globale pour un groupe de pages ou spécifique à chaque page de plan?
Dans un autre article mentionné en introduction sur le COMMENT je me permet de mentionner quelques concepts d’importance capitale qu’il faut absolument standardisés. Si vous ce point vous interpelle vous devriez lire celui-ci.
Pour conclure
Voici un dernier conseil pour conclure, ce travail répertorie les procédures et processus de suivi de l’entreprise. Il est donc important que celle-ci évolue à travers le temps selon les futurs changements et décisions prises dans l’entreprise. Prévoyez dédier la responsabilité de sa mise à jour par une personne de confiance expérimentée car vos procédures et processus gagneront en maturité entre les versions et vous pourrez plus tard examiner l’historique des modifications.